Informácie o ochrane osobných údajov k systému CRM podľa čl. 13 GDPR

ÚVOD

Pomocou nasledujúcich informácií by sme vám chceli poskytnúť prehľad o spracúvaní vašich osobných údajov a vašich právach podľa zákona o ochrane údajov.

KTO JE ZODPOVEDNÝ ZA SPRACÚVANIE ÚDAJOV A NA KOHO SA MÔŽEM OBRÁTIŤ?

Zodpovedným za vaše osobné údaje v zmysle zákona o ochrane údajov je vždy tá spoločnosť koncernu DEKRA, ktorá samostatne alebo spoločne s ostatnými rozhoduje o účeloch a prostriedkoch spracovania vašich osobných údajov. Spravidla je to/sú to tie spoločnosti koncernu DEKRA, ktoré vám alebo vášmu zamestnávateľovi poskytli, poskytujú, poskytnú alebo majú poskytovať služby.

Ako materská spoločnosť koncernu je zodpovedná spoločnosť

DEKRA Slovensko s.r.o.
so sídlom v Bratislave.
zapísaná v obchodnom registri okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 2835/B,
Panónska cesta 47, 851 04 Bratislava.

v zastúpení: Osobnyudaj.sk, s.r.o., Námestie osloboditeľov 3/A, 040 01 Košice

Pracovníka zodpovedného za ochranu údajov v rámci koncernu môžete kontaktovať na
e-mailovej adrese: info@osobnyudaj.sk

AKÉ ZDROJE A ÚDAJE POUŽÍVAME?

Spracúvame osobné údaje, ktoré dostávame od našich zákazníkov alebo iných dotknutých osôb v rámci nášho obchodného vzťahu. V určitých prípadoch spracúvame osobné údaje, ktoré ste nám poskytli prostredníctvom vizitky alebo iného média za účelom nadviazania kontaktu. Okrem toho spracúvame osobné údaje, ktoré prípustným spôsobom získavame z prístupných zdrojov (napr. obchodných adresárov, kontaktných údajov na webových stránkach alebo v profesných sieťach), alebo ktoré nám boli oprávnene poskytnuté ostatnými spoločnosťami koncernu DEKRA alebo inými tretími subjektmi.

Relevantnými osobnými údajmi môžu byť: Osobné údaje (napr. oslovenie, priezvisko, krstné meno), oficiálne kontaktné údaje (napr. e-mailová adresa, poštová adresa, telefónne číslo), informácie o zamestnaneckom pomere (napr. zamestnávateľ, oddelenie/úsek, pozícia v spoločnosti). Okrem toho to môžu byť aj propagačné údaje a údaje o predaji (vrát. skóre kvality), dokumentačné údaje (napr. poznámky z rokovaní), ako aj iné, s uvedenými kategóriami porovnateľné údaje.

NA ČO SPRACÚVAME VAŠE ÚDAJE (ÚČEL SPRACOVANIA) A NA AKOM PRÁVNOM ZÁKLADE?

Vaše osobné údaje spracúvame v súlade s ustanoveniami všeobecného nariadenia o ochrane údajov EÚ (GDPR), ako aj všetkých ostatných platných zákonov.

Nezávisle od toho sa môžu vždy vyskytnúť konštelácie, v ktorých spracúvame osobné údaje, ktoré tu nie sú uvedené. V takýchto prípadoch dostanete osobitné informácie o ochrane údajov týkajúce sa príslušného podnetu, pokiaľ to vyžaduje zákon.

A. ZAHRNUTIE DO SYSTÉMU CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM; RIADENIE VZŤAHOV SO ZÁKAZNÍKMI)

Vaše osobné údaje spracúvame pre účely zahrnutia do nášho systému Customer Relationship Management (CRM).

Sú to predovšetkým osobné údaje, oficiálne údaje o adrese, oficiálne komunikačné údaje, ako aj informácie týkajúce sa vášho pracovného pomeru a pozície v spoločnosti.

Zhromažďovanie údajov a zaznamenávanie v našom systéme CRM v prvom kroku zber prebieha na základe nášho oprávneného záujmu. Počas ďalšej komunikácie a v rámci výslednej tzv. Welcome Journey (uvítacia cesta) máte možnosť poskytnúť nám súhlasné vyjadrenia na rôzne voliteľné spracovania, ktoré budú taktiež uložené v našom CRM nástroji.

Naším oprávneným záujmom je, aby sme mohli zostať v kontakte a komunikovať s vami ako so zákazníkom alebo kontaktnou osobou zákazníka v rámci iniciovania, resp. plnenia zmlúv. To slúži na zabezpečenie bezproblémového poskytovania služieb a starostlivosti o zákazníkov.

PRÁVNY ZÁKLAD

Čl. 6 ods. 1 písm. b a f DS-GVO

B. ROZOSIELANIE NEWSLETTEROV A/ALEBO PRIAMA REKLAMA FORMOU E-MAILOV

Spracúvame vaše osobné údaje za účelom personalizovaného (vaše záujmy môžete uviesť v našom Preference Center) informovania o službách a ponukách z nášho portfólia prostredníctvom newsletterov a/alebo priamej reklamy formou e-mailu.

Sú to predovšetkým údaje týkajúce sa vašej osoby, informácie o vami zvolených tematických oblastiach a údaje o oficiálnej komunikácii.

Ak ste nám udelili súhlas so spracúvaním údajov, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti. V prípade odvolania od nás už nebudete dostávať ďalšie e-mailom zasielané marketingové informácie.

PRÁVNY ZÁKLAD

Č. 6 ods. 1 písm. a GDPR.

C. ANALÝZA SPRÁVANIA POUŽÍVATEĽOV PRI PRIJÍMANÍ NEWSLETTERA

Pre účely trhového prieskumu (analýza správania príjemcov newslettera pri otváraní a čítaní) môžeme s vaším súhlasom vyhodnocovať vaše interakcie v našom newsletteri a priraďovať ich k vašej osobe.

Sú to predovšetkým údaje týkajúce sa vašej osoby, informácie o vašom správaní pri prijatí nášho newslettera a oficiálne komunikačné údaje.

Ak ste nám udelili súhlas so spracúvaním údajov, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti. V prípade odvolania nebudeme vaše správanie pri prijatí nášho newslettera ďalej zaznamenávať a vyhodnocovať.

PRÁVNY ZÁKLAD

Č. 6 ods. 1 písm. a GDPR.

D. PRIESKUMY SPOKOJNOSTI ZÁKAZNÍKOV

Za účelom zlepšovania našich produktov a služieb spracúvame vaše osobné údaje s vaším súhlasom v rámci prieskumov spokojnosti zákazníkov. Účasť v prieskumoch je dobrovoľná.

Sú to predovšetkým údaje týkajúce sa vašej osoby, vaše odpovede v rámci prieskumov zákazníkov a oficiálne komunikačné údaje.

Ak ste nám udelili súhlas so spracúvaním údajov, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti. V prípade odvolania vám už nebudeme zasielať žiadne ďalšie dopyty týkajúce sa prieskumov spokojnosti zákazníkov.

PRÁVNY ZÁKLAD

Č. 6 ods. 1 písm. a GDPR.

KTO DOSTANE MOJE ÚDAJE?

V rámci koncernu DEKRA dostanú prístup k vašim údajom tie úseky, ktoré ich potrebujú na plnenie našich zmluvných a zákonných povinností. V koncerne DEKRA existuje okrem dátového centra prevádzkovaného v centrále spoločnosti DEKRA SE (Stuttgart) množstvo lokálne, resp. regionálne prevádzkovaných dátových centier, v ktorých spracúvajú vaše údaje príslušné zodpovedné spoločnosti koncernu DEKRA.

Poskytovatelia služieb a pomocníci pri plnení, ktorých využívame, môžu mať taktiež na tieto účely prístup k údajom, ak spĺňajú predovšetkým požiadavky na dôvernosť a ochranu údajov. Sú to spoločnosti z kategórie poskytovania IT služieb, telekomunikácie, poradenstva, ako aj predaja a marketingu.

Z hľadiska postupovania údajov príjemcom mimo koncernu DEKRA poskytujeme informácie o našich zákazníkoch iba vtedy, ak to vyžadujú zákonné ustanovenia, a zákazník udelil súhlas alebo ak je to potrebné na iniciovanie, realizáciu alebo ukončenie zmluvného vzťahu s vami, resp. ak má na tom koncern DEKRA oprávnený záujem. Za týchto predpokladov môžu byť príjemcami osobných údajov napr.:

Verejné orgány a inštitúcie (napr. daňové úrady, orgány činné v trestnom konaní) ak existuje zákonná alebo úradná povinnosť (napr. zákonné oznamovacie povinnosti),
iné spoločnosti v rámci koncernu DEKRA na riadenie rizika v dôsledku zákonných alebo úradných povinností,
poskytovatelia služieb, ktorých využívame v rámci vzťahov so spracovaním zákaziek.
Spracovanie sa vykonáva hlavne v rámci nášho CRM prostredníctvom nášho poskytovateľa služieb Salesforce Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München (Salesforce). So Salesforce bola uzatvorená zmluva o spracovaní zákaziek. V rámci spracovania sa môžu údaje prenášať aj na server spoločnosti Salesforce v USA. Salesforce prijal Binding Corporate Rules (BCR, záväzné interné predpisy na ochranu údajov), aby umožnil prenos osobných údajov z EÚ a EHP do prevádzok Salesforce mimo EÚ a EHP. Binding Corporate Rules spoločnosti Salesforce nájdete na internetovej stránke https://compliance.salesforce.com/en/salesforce-bcrs alebo ich získate zaslaním neformálneho e-mailu na adresu info-de@salesforce.com . Ďalšie informácie o spracovaní údajov spoločnosťou Salesforce sú dostupné na: https://www.salesforce.com/de/company/privacy/full_privacy/

Ďalšími príjemcami údajov môžu byť tie orgány, pre ktoré ste nám udelili súhlas na prenos údajov alebo ktorým sme oprávnení odovzdať osobné údaje na základe zváženia záujmov.

BUDÚ ÚDAJE PRENESENÉ DO TRETEJ KRAJINY ALEBO MEDZINÁRODNEJ ORGANIZÁCII?

Prenos údajov orgánom v štátoch mimo Európskej únie (takzvané tretie krajiny) sa uskutočňuje:

Ak je to v jednotlivých prípadoch nevyhnutné, vaše osobné údaje môžu byť prenesené poskytovateľovi IT služieb v USA alebo inej tretej krajine, aby sa zabezpečila IT prevádzka koncernu DEKRA v súlade s európskymi štandardmi ochrany údajov.
Osobné údaje záujemcov o produkty DEKRA môžu byť s ich súhlasom spracovávané aj v USA v rámci CRM systému.

So súhlasom dotknutej osoby alebo na základe právnych predpisov na boj proti praniu špinavých peňazí, financovaniu terorizmu a iných trestných činov, ako aj v kontexte zváženia záujmov, sa v jednotlivých prípadoch osobné údaje (napr. identifikačné údaje) prenášajú v súlade so štandardmi ochrany údajov Európskej únie.

AKO DLHO BUDÚ MOJE ÚDAJE ULOŽENÉ?

Vaše osobné údaje spracúvame dovtedy, kým je to nevyhnutné na plnenie našich zmluvných a zákonných povinností alebo ak môžeme odôvodniť oprávnený záujem na spracúvaní. Ak ste nám udelili súhlas, budeme vaše údaje spracovávať nanajvýš dovtedy, kým svoj súhlas neodvoláte.

Okamžite, keď už nebudeme môcť odôvodniť právo na šírenie vašich osobných údajov podľa týchto ustanovení, budú tieto riadne vymazané, s výnimkou prípadu, že ich účelovo viazané, obmedzené ďalšie spracúvanie je nevyhnutné na nasledujúce účely:

Plnenie požiadaviek na uchovávanie na základe obchodného a daňového práva, ktoré môžu vyplynúť napr. z: nemeckého obchodného zákonníka (HGB) alebo nemeckého daňového zákona (AO). Doba uschovania a dokumentácie tam definovaná je vo všeobecnosti 6 až 10 rokov.
Zachovanie dôkazov v rámci zákonnej premlčacej doby. Podľa §§ 195 a nasl. nemeckého občianskeho zákonník (BGB) môžu byť tieto premlčacie doby až 30 rokov, pričom riadna premlčacia doba je 3 roky.

AKÉ MÁM PRÁVA NA OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Za predpokladu, že sú splnené príslušné požiadavky, máte nárok na nasledujúce zákonné práva dotknutej osoby:

Právo na prístup k informáciám týkajúcich sa Vašich údajov, ktoré spracúvame, podľa čl. 15 GDPR,
právo na opravu nesprávnych údajov podľa čl. 16 GDPR,
právo na vymazanie u nás uložených údajov podľa čl. 17 GDPR,
Právo na obmedzenie spracúvania nami uložených údajoch podľa čl. 18 GDPR,
právo na prenosnosť údajov podľa čl. 20 GDPR,
právo namietať podľa čl. 21 GDPR,
Ak ste nám udelili súhlas so spracúvaním údajov, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti podľa čl. 7 ods. 3 GDPR,
právo podať sťažnosť dozornému úradu podľa čl. 77 GDPR, ak sa domnievate, že spracúvanie vašich dotknutých osobných údajov porušuje ustanovenia GDPR.

SOM POVINNÝ POSKYTNÚŤ ÚDAJE?

V rámci nášho obchodného vzťahu musíte poskytnúť tie údaje, ktoré sú potrebné pre vznik, realizáciu a ukončenie obchodného vzťahu a pre plnenie s tým spojených zmluvných záväzkov alebo ktoré sme zo zákona povinní získavať. Bez týchto údajov možno nebudeme schopní uzavrieť, plniť a ukončiť zmluvu s vami alebo s vaším zamestnávateľom.

DO AKEJ MIERY DOCHÁDZA K AUTOMATIZOVANÉMU ROZHODOVANIU ALEBO PROFILOVANIU

Principiálne nepoužívame plnoautomatizované rozhodovanie podľa článku 22 GDPR. Ak aplikujeme v individuálnych prípadoch tieto postupy, o tom a o vašich právach v tejto súvislosti vás budeme osobitne informovať, za predpokladu, že to vyžaduje zákon.

Niektoré vaše údaje spracovávame automaticky s cieľom vyhodnotiť určité osobné aspekty (profilovanie). Profilovanie používame napríklad v nasledujúcich prípadoch:

Vzhľadom na zákonné a regulačné požiadavky sme povinní zakročiť proti praniu špinavých peňazí, financovaniu terorizmu a trestným činom ohrozujúcim majetok. Pritom sa vykonáva aj vyhodnocovanie údajov (o. i. v platobnom styku). Tieto opatrenia slúžia zároveň aj na vašu ochranu.
Aby sme vám mohli poskytovať cielené informácie a rady o produktoch, používame hodnotiace nástroje. Tieto umožňujú komunikáciu a reklamu založenú na potrebách, vrátane prieskumu trhu a verejnej mienky.

INFORMÁCIE O VAŠOM PRÁVE NAMIETAŤ PODĽA ČLÁNKU 21 GDPR PRÁVO NA NÁMIETKU V JEDNOTLIVÝCH PRÍPADOCH

Máte právo z dôvodov vyplývajúcich z vašej osobitnej situácie kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, ktoré je založené na článku 6 ods. 1 písm. e GDPR (spracúvanie údajov vo verejnom záujme) a čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR (spracúvanie údajov na základe zváženia záujmov) podať námietku. To platí aj pre profilovanie na základe tohto ustanovenia v zmysle čl. 4 č. 4 GDPR. Ak podáte námietku, vaše osobné údaje už nebudeme spracúvať, s výnimkou prípadu, že môžeme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo spracúvanie slúži na uplatnenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov.

PRÁVO NAMIETAŤ VOČI SPRACÚVANIU ÚDAJOV NA ÚČELY PRIAMEJ REKLAMY

V jednotlivých prípadoch spracúvame vaše osobné údaje za účelom priamej reklamy. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov na účely takejto reklamy, bez toho, aby vznikli iné náklady ako náklady na prenos podľa základných taríf; to platí aj pre profilovanie, pokiaľ je spojené s takouto priamou reklamou. Ak vznesiete námietku proti spracúvaniu na účely priamej reklamy, vaše osobné údaje na tieto účely už nebudeme spracúvať.

PRÍJEMCA NÁMIETKY ALEBO ODVOLANIA

Námietka alebo odvolanie môžu byť neformálne smerovaná na prevádzkovateľa alebo zodpovednú osobu. Pre rýchly a bezproblémový priebeh vás prosíme, aby ste použili online formulár pripravený na tento účel. Alebo kliknite na odkaz na konci informačného e-mailu, ktorý vám bol doručený. Týmto vám nevzniknú žiadne iné náklady ako náklady na prenos podľa základných taríf.

STAV A ZMENY TOHTO VYHLÁSENIA O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Platnosť tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov je od októbra 2022.

Vyhradzujeme si právo toto vyhlásenie o ochrane údajov v budúcnosti zmeniť v rámci platných zákonov o ochrane údajov a v prípade potreby ho prispôsobiť zmenenej realite spracovania údajov. O akýchkoľvek podstatných zmenách obsahu vás budeme samostatne informovať.